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索引编号:
111423LL00100/2021-00039
著录日期:
2021-07-29
标  题:
吕梁市生态环境孝义分局采购管理内部控制制度
吕梁市生态环境孝义分局采购管理内部控制制度
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第一章 总则

  第一条 为进一步规范吕梁市生态环境局孝义分局(以下简称“本单位”)采购管理,提高采购效能,深化采购制度改革,落实党风廉政建设主体责任,防范控制采购风险,依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《行政事业单位内部控制规范(试行)》等法律法规,制定本制度。

  第二条 本制度所称的采购,包含政府采购(使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内或采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为)以及非政府采购。

  第三条 采购工作应当遵循公开透明、公平竞争、公正、诚实信用原则。单位自行采购的,应加强自身采购管理,健全内控制度,履行既定程序,落实竞争优选,全程记录有痕。

第二章 管理机构及其职责

  第四条 办公室的主要职责:

  (一)设置政府采购专员1名;

  (二)汇总并审核本单位各科室的采购预算;

  (三)进行政府采购意向公开,部门预算批复后60日内批量集中公开;

  (四)网上商城的采购;

  (五)与代理机构签署委托代理协议;

  (六)配合各科室做好采购验收工作;

  (七)归档采购资料。

  第五条 财务科主要职责:

  (一)编报本单位采购预算;

  (二)申报并审核政府采购计划,协调落实采购资金;

  (三)在政府采购执行系统中进行政府采购项目执行上报;

  (四)办理相关资金支付并进行账务处理;

  第六条 各业务科室(以下简称采购人)的主要职责:

  (一)向办公室申报本科室的采购预算;

  (二)审核并确认代理机构拟制的采购文件;

  (三)受理供应商对采购项目的咨询;

  (四)确定采购组织形式(集中采购、分散采购、自行采购)、采购方式、确定采购代理机构、分配政府采购计划、进行政府采购合同公示及回传、进行政府采购项目验收公示;

  (五)对采购中标(成交)结果进行确认;

  (六)组织政府采购合同的签订、验收工作;

  (七)受理相关政府采购纠纷,处理相关采购质疑投诉、答复工作。

  (八)妥善收集、保管采购业务相关资料。及时向财务科提交采购合同文本和验收证明,提请财务科支付合同款,向办公室移交完整的采购归档材料。

  第七条 局机关党委是采购活动的监督机构,主要职责:

  (一)对采购项目特别是非政府采购项目全过程活动进行监督;

  (二)监督检查本单位执行政府采购法律法规、单位内控制度的情况;

  (三)参与政府采购业务质疑投诉答复工作。

第三章 政府采购预算与计划管理

  第八条 合理确定采购需求

  要切实履行在采购活动中的主体责任,认真开展采购需求调查,根据国家经济和社会发展政策、预算安排及绩效目标、采购管理制度、市场状况,合理确定采购需求。对政府向社会公众提供的公共服务项目的采购需求,应征求社会公众的意见。

  第九条 编制采购预算

  按照“先预算,后计划,再采购”的原则,采购人采购单项或同批预算金额达到采购限额标准的货物、服务或工程的,应当编制政府采购预算;纳入资产配送管理的项目,无论是否达到采购限额标准,均应编制政府采购预算。

  采购人编报年度部门预算时,应将采购项目报办公室、财务科、分管局长、局长审核后,编入本单位年度部门预算,经市财政局审核通过,形成年度部门预算内采购项目。年中,确因工作需要采购年度部门预算之外的项目,采购人向办公室提出采购申请,填报政府采购计划表;将采购需求、采购内容、采购依据、采购金额等提请局党组会研究同意后,由财务科向市财政局申报、落实采购经费。原则上应于当年完成年度采购项目,结转至第二年的应尽快完成。

  第十条 采购组织形式及项目属性的确定

  (一)政府采购组织形式分为集中采购与分散采购。政府采购目录以内的(有起点金额的在起点金额以上,下同)属于政府采购,组织形式为集中采购;政府采购目录以外的且政府采购限额标准以上的属于政府采购,组织形式为分散采购;政府采购目录以外的且政府采购限额标准以下的属于非政府采购。

  (二)应当按照财政部制定的《政府采购品目分类目录》确定采购项目属性。按照《政府采购品目分类目录》无法确定的, 按照有利于采购项目实施的原则确定,由采购人报经分管领导同意后确定。

  第十一条 采购方式的确定

  (一)达到公开招标数额标准的项目应当使用公开招标采购方式,如采用公开招标以外的采购方式的,应当在采购活动开始前获得采购监督管理部门的批准。公开招标数额标准以下的政府采购项目,采购人按照《中华人民共和国政府采购法》、《政府采购非招标采购方式管理办法》以及《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》规定的各采购方式适用情形选择合适的采购方式;选择单一来源方式的,需由采购人拟制单一来源理由,经局党组会讨论通过后方可实施。非政府采购项目,采购人可根据项目特点和采购需求,按照预算支出标准,报经分管领导同意后,自主确定适宜的采购方式,如选择单一来源采购方式的,需经局党组会讨论通过。

  (二)不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务化 整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。

  (三)在一个财政年度内,将一个预算项目下的同一品目或者类别的货物、服务采用公开招标以外的方式多次采购,累计资金数额超过公开招标数额标准的,属于以化整为零方式规避公开招标,但项目预算调整或者经批准采用公开招标以外方式采购除外。

  (四)属于政府采购法第三十一条第一项情形,且达到公开招标数额的货物、服务项目,拟采用单一来源采购方式的,在按照该办法第四条报财政部门批准之前,应当在省级以上财政部门指定媒体上公示,并将公示情况一并报财政部门。公示期不得少于5个工作日。

  第十二条 编制采购计划

  (一)采购人根据政府采购目录、采购限额标准和已批复的部门预算编制政府采购实施计划,由财务科报市财政局备案。

  (二)加强政府采购计划的编制工作,制定向中小企业采购的具体方案,统筹确定本部门(含所属各单位)面向中小企业采购的项目。在满足机构自身运转和提供公共服务基本需求的前提下,预留本部门年度政府采购项目预算总额的40%以上,专门面向中小企业采购,其中,预留给小型和微型企业的比例不低于60%。

  (三)非政府采购项目原则上预留给中小企业。

第四章 政府采购实施管理

  第十三条 采购委托

  (一)应委托集中采购机构代理采购应当实行集中采购的政府采购项目。

  (二)未纳入集中采购目录的政府采购项目,可以自行招标,也可以委托采购代理机构在委托的范围内代理招标。自行组织开展招标活动的,应当符合下列条件:

  1.有编制招标文件、组织招标的能力和条件;

  2.有与采购项目专业性相适应的专业人员;

  选择政府采购社会代理机构,采购人应参考各代理机构执业情况,提出初步选择方案,经分管领导同意后,确定。采购人明确委托范围及双方权利、义务等事项后,报办公室签订委托代理协议。

  (三) 对于非政府采购,可以由采购人自行采购,也可以委托政府采购社会代理机构按照非政府采购流程进行代理采购。自行采购且不在山西省网上商城采购的项目,需组建项目自行采购小组,由采购专员发起组建,小组由三人以上的单数组成,项目委托自行采购小组采购。

  第十四条 制定政府采购项目采购文件(采购需求)

  (一) 应对代理机构编写的采购文件(包括各类采购公告、招标文件、竞争性谈判文件、竞争性磋商文件、询价通知书、修改或澄清公告等)进行审核,以书面形式反馈确认,并对采购文件中存在的违法违规情节依法承担相应责任。

  (二) 不得采用任何方式,阻挠和限制供应商自由进入本地区和本行业的政府采购市场。

  (三)不得相互串通损害国家利益、社会公共利益和其他当事人的合法权益;不得以任何手段排斥其他供应商参与竞争。

  (四)不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇:

  1.就同一采购项目向供应商提供有差别的项目信息;

  2.设定的资格、技术、商务条件与采购项目的具体特点和实际需要不相适应或者与合同履行无关;

  3.采购需求中的技术、服务等要求指向特定供应商、特定产品;

  4.以特定行政区域或者特定行业的业绩、奖项作为加分条件或者中标、成交条件;

  5.对供应商采取不同的资格审查或者评审标准;

  6.限定或者指定特定的专利、商标、品牌或者供应商;

  7.非法限定供应商的所有制形式、组织形式或者所在地;

  8.以其他不合理条件限制或者排斥潜在供应商。

  (五)应当有助于实现国家的经济和社会发展政策目标,包括支持创新,保护环境,扶持不发达地区和少数民族地区,促进中小企业发展等。

  (六)应当优先采购节能产品,逐步淘汰低能效产品。政府 采购属于节能清单中产品时,在技术、服务等指标同等条件下, 应当优先采购节能清单所列的节能产品。应当在政府采购采购文件(含招标文件、谈判文件、询价文件等)中载明对产品的节能要求、合格产品的条件和节能产品优先采购的评审标准。

  (七)要优先采购环境标志产品,不得采购危害环境及人体健康的产品。采购的产品属于清单中品目的,在性能、技术、服务等指标同等条件下,应当优先采购清单中的产品。应当在政府采购采购文件(含招标文件、谈判文件、询价文件等)中载明对产品(含建材)的环保要求、合格供应商和产品的条件,以及优先采购的评审标准。

  (八)应当采购本国货物、工程和服务。但有下列情形之一 的除外:

  1.需要采购的货物、工程或者服务在中国境内无法获取或者无法以合理的商业条件获取的;

  2.为在中国境外使用而进行采购的;

  3.其他法律、行政法规另有规定的。

  (九)需要采购的产品在中国境内无法获取或者无法以合 理的商业条件获取,以及法律法规另有规定确需采购进口产品的,应当在获得财政部门核准后,依法开展政府采购活动。在采购进口产品的采购文件中应当载明优先采购向我国企业转让技术、与我国企业签订消化吸收再创新方案的供应商的进口产品。

  (十)采购进口产品时,必须在采购活动开始前向财政部门提出申请并获得财政部门审核同意后,才能开展采购活动。在采购活动开始前没有获得财政部门同意而开展采购活动的, 视同为拒绝采购进口产品,应当在采购文件中明确作出不允许进口产品参加的规定。未在采购文件中明确规定不允许进口产品参加的,也视为拒绝进口产品参加。采购活动组织开始后才报经财政部门审核同意的采购活动,属于违规行为。财政部门审核同意购买进口产品的,应当在采购文件中明确规定可以采购进口产品,但如果因信息不对称等原因,仍有满足需求的国内产品要求参与采购竞争的,不得对其加以限制,应当按照公平竞争原则实施采购。

  (十一)在政府采购活动中应当维护国家利益和社会公共利益,公正廉洁、诚实守信,执行政府采购政策,建立政府采购内部管理制度,厉行节约,科学合理确定采购需求。

  (十二)应当对采购标的的市场技术或者服务水平、供应、 价格等情况进行市场调查,根据调查情况、资产配置标准等科学、合理地确定采购需求,进行价格测算。

  采购需求应当完整、明确,包括以下内容:

  1.采购标的需实现的功能或者目标,以及为落实政府采购政策需满足的要求;

  2.采购标的需执行的国家相关标准、行业标准、地方标准或者其他标准、规范;

  3.采购标的需满足的质量、安全、技术规格、物理特性等要求;

  4.采购标的的数量、采购项目交付或者实施的时间和地点;

  5.采购标的需满足的服务标准、期限、效率等要求;

  6.采购标的的验收标准;

  7.采购标的的其他技术、服务等要求。

  根据价格测算情况,可以在采购预算额度内合理设定最高限价,但不得设定最低限价。不得将投标人的注册资本、资产总额、营业收入、从业人员、利润、纳税额等规模条件作为资格要求或者评审因素,也不得通过将除进口货物以外的生产厂家授权、承诺、证明、背书等作为资格要求,对投标人实行差别待遇或者歧视待遇。

  (十三)应当在采购文件中明确信用信息查询的查询渠道及截止时点、信用信息查询记录和证据留存的具体方式、信用信息的使用规则等内容。

  (十四)不得阻挠和限制中小企业自由进入本地区和本行 业的政府采购市场,政府采购活动不得以注册资本金、资产总额、营业收入、从业人员、利润、纳税额等供应商的规模条件对中小企业实行差别待遇或者歧视待遇。在组织采购活动时,应当在招标文件或谈判文件、询价文件中注明该项目专门面向中小企业或小型、微型企业采购。对于非专门面向中小企业的项目,应当在招标文件或者谈判文件、询价文件中作出规定,对小型和微型企业产品的价格给予6%〜10%的扣除,用扣除后的价格参与评审,具体扣除比例由采购人或者采购代理机构确定。

  (十五)招标文件、资格预审文件的内容不得违反法律、行政法规、强制性标准、政府采购政策,或者违反公开透明、公平竞争、公正和诚实信用原则。有前款规定情形,影响潜在投标人投标或者资格预审结果的,应当修改招标文件或者资格预审文件后重新招标。

  (十六)应当在采购文件中载明接收质疑函的方式、联系部门、联系电话和通讯地址等信息。

  (十七)评审因素应当细化和量化,且与相应的商务条件和采购需求对应。商务条件和采购需求指标有区间规定的,评审因素应当量化到相应区间,并设置各区间对应的不同分值。

  第十五条 采购程序

  (一)在政府采购活动中,与供应商有利害关系的,必须回避。

  (二)政府采购活动应当对供应商信用记录进行甄别,对列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单及其他不符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定条件的供应商,应当拒绝其参与政府采购活动。

  (三)政府采购的采购文件、资格预审文件的内容不得违反法律、行政法规、强制性标准、政府采购政策,或者违反公开透明、公平竞争、公正和诚实信用原则。有前款规定情形,影响潜在投标人投标或者资格预审结果的,应当修改招标文件或者资格预审文件后重新招标。

  (四)货物和服务项目实行招标方式采购的,自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止,不得少于二十日。

  (五)非政府采购项目使用自行采购方式采购的,也应当根据项目特性,由自行采购小组编制相应的采购文件,邀请或公告邀请(单位或部门网站)不少于三家供应商参与。

  第十六条 政府采购开标评标

  (一)在招标采购中,出现下列情形之一的,应予废标:

  1.符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应商不足三家的;

  2.出现影响采购公正的违法、违规行为的;

  3.投标人的报价均超过了采购预算,采购人不能支付的;

  4.因重大变故,采购任务取消的。

  废标后,应当将废标理由通知所有投标人。

  (二)废标后,除采购任务取消情形外,应当重新组织招标; 需要采取其他方式采购的,应当在采购活动开始前获得设区的 市、自治州以上人民政府采购监督管理部门或者政府有关部门 批准。

  (三)公开招标数额标准以上的采购项目,投标截止后投标人不足3家或者通过资格审查或符合性审查的投标人不足3家的,除采购任务取消情形外,按照以下方式处理:

  1.招标文件存在不合理条款或者招标程序不符合规定的, 采购人、采购代理机构改正后依法重新招标;

  2.招标文件没有不合理条款、招标程序符合规定,需要采用其他采购方式采购的,采购人应当依法报财政部门批准。

  (四)公开招标采购项目开标结束后,采购人或者采购代理机构应当依法对投标人的资格进行审查。合格投标人不足3家的,不得评标。

  (五)评标委员会由采购人代表和评审专家组成,成员人数应当为5人以上单数,其中评审专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员(或谈判、询价小组)应符合采购法规规定的人数及专业要求。采购人指派一人作为委托方代表。评标专家由采购代理机构从政府采购评审专家库中随机抽取,评标委员会名单在评标结果确定前应严格保密。任何单位和个人不得指定评审专家,不得干预评审专家的抽取,不得干预评标。

  采购项目符合下列情形之一的,评标委员会成员人数应当为7人以上单数:

  1.采购预算金额在1000万元以上;

  2.技术复杂;

  3.社会影响较大。

  评审专家对本单位的采购项目只能作为采购人代表参与评标。采购代理机构工作人员不得参加由本机构代理的政府采购项目的评标。评标委员会成员名单在评标结果公告前应当保密。

  (六)委派代表参加评审委员会的,要向采购代理机构出具授权函。

  (七)有关人员对评标情况以及在评标过程中获悉的国家 秘密、商业秘密负有保密责任。

  (八)不得向评标委员会、竞争性谈判小组或者询价小组的评审专家作倾向性、误导性的解释或者说明。

  第十七条 政府采购中标、成交结果

  (一)应当自收到评审报告之日起5个工作日内在评审报告推荐的中标或者成交候选人中按顺序确定中标或者成交供应商。

  (二)除国务院财政部门规定的情形外,不得以任何理由组织重新评审。不得通过对样品进行检测、对供应商进行考察等方式改变评审结果。

  (三)中标通知书发出后,不得违法改变中标结果,中标人 无正当理由不得放弃中标。

第五章 政府采购合同、验收与备案管理

  第十八条 签订政府采购合同

  一、政府采购合同适应于合同法。采购人和供应商之间的权利和义务,应当按照平等、自愿的原则以合同方式约定。

  1.采购人与中标、成交、供应商应当自成交通知书发出之日起三十日内,按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。所签订的合同不得对采购文件确定的事项和中标(成交)人投标(响应)文件作实质性修改。不得向中标(成交)人提出任何不合理的要求作为签订合同的条件。

  2.采购人根据项目特点、供应商诚信等情况可以免收履约保证金。

  3.采购人或者代理机构不得通过对样品进行检测、对供应商进行考察等方式改变评审结果。

  4.采购需求具有相对固定性、延续性且价格幅度变化小的服务项目,在年度预算能保障的前提下,采购人可以签订不超过三年履约期限的政府采购合同。

  二、政府采购合同的公开

  采购人或者代理机构应当自政府采购合同签订之日起2个工作日内,登陆山西省政府采购网,公示政府采购合同并将合同文本作为附件上传(政府采购合同中涉及国家秘密、商业秘密的内容不需公开)。

  三、政府采购信息公开

  1.公开主体:市本级各部门、单位

  2.公开时间:按照采购进程及时公开。

  3.公开方式:集中采购、分散采购项目,在相应政府采购网及部门、单位门户网站专栏公开;自行采购、网上商城采购项目,在各部门、单位门户网站专栏公开。

  4.公开内容:

  1.集中采购、分散采购项目公开的项目信息,包括采购公告、采购合同、采购结果等项目信息,及协议供货、定点采购成交信息等;

  2.自行采购、网上商城采购项目公开采购项目信息、成交信息及单位采购支出管理规定等。

  四、政府采购合同管理注意事项

  1.合同项目名称需与市财政局政府采购该项目名称一致;

  2.政府采购需标注政府采购合同编号;

  3.政府采购项目需在醒目位置标注合同签订日期;

  4.政府采购合同需法人或者委托授权人签字;

  5.政府采购合同需加盖单位公章或单位合同章,加盖其他章无效;

  6.财务科发现合同存在缺陷的,有权要求采购人进行订正,不进行订正的有权拒绝付款。

  第十九条 履约与验收

  (一)应当组织对供应商履约的验收。大型或者复杂的政府采购项目,应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。验收方成员应当在验收书上签字,并承担相应的法律责任。

  (二)应当按照采购合同规定的技术、服务、安全标准组织对供应商履约情况进行验收,并出具验收书。验收书应当包括每一项技术、服务、安全标准的履约情况。政府向社会公众提供的公共服务项目,验收时应当邀请服务对象参与并出具意见,验收结果应当向社会公告。

  (三)应当及时(在供应商提出验收申请后,五个工作日内)对采购项目进行验收。可以邀请参加本项目的其他投标人或者第三方机构参与验收。参与验收的投标人或者第三方机构的意见作为验收书的参考资料一并存档。

  (四)按照采购合同约定,及时向中标人支付采购资金。

  由采购人向市局党组会(局长办公会)汇报采购情况,经市局党组会(局长办公会)研究同意后支付。

  (五)应当依法加强对进口产品的验收工作,防止假冒伪劣产品。

  第二十条 采购档案

  (一)政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保 存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

  (二)采购人应在采购结束后,及时向采购代理机构索要并建立项目资料档案,包括采购活动记录、采购项目论证、采购计划及批复、招投标文件、评审报告、合同文本、验收报告、质疑答复、投诉处理决定等采购资料。项目资料档案应保存纸质档案一份、电子档案一份,并及时将电子档案发送局办公室。采购人应建立设备采购项目技术档案,包括使用说明书、合格证、质保书、物件清单、技术资料等文件材料。

  (三)政府采购项目应在合同公示后三个工作日内在“山西省政府采购网”上完成政府采购项目“执行上报”。

第六章 政府采购监督检查管理

  第二十一条 不得向供应商索要或者接受其给予的赠品、 回扣或者与采购无关的其他商品、服务。

  第二十二条 局机关党委对采购项目的招投标过程、采购项目验收等政府采购活动进行监督。

  第二十三条 参与政府采购的相关人员,应当主动接受有关部门的监督检查,如实反映情况,提供有关材料。

  第二十四条 政府采购过程中,违反政府采购相关法律法规的,应当追究责任。

第七章 其他

  第二十五条 采购信息公开

  (一)采购项目信息,包括采购项目公告、采购文件、采购项目预算金额、采购结果等信息,由采购人或者其委托的采购代理机构负责公开。

  (二)政府采购的信息应当在政府采购监督管理部门指定的媒体上及时向社会公开发布,但涉及商业秘密的除外。非政府采购项目信息在单位网站或者部门网站进行公开。

  (三)政府采购信息在2个以上政府采购信息指定发布媒体上公告同一信息的实质内容应一致且真实合理,应当按规定期限公告信息。

  (四)应当在招标文件、谈判文件、询价通知书中公开采购项目预算金额。

  (五)应当自政府采购合同签订之日起2个工作日内,将政府采购合同在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上公告, 但政府采购合同中涉及国家秘密、商业秘密的内容除外。

  第二十六条 询问、质疑

  (一)采购代理机构应当在3个工作日内对供应商依法提出的询问作出答复。

  (二)采购代理机构应当在收到供应商的书面质疑后七个工作日内作出答复,并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商,但答复的内容不得涉及商业秘密。

  (三)询问或者质疑事项可能影响中标、成交结果的,应当 暂停签订合同,已经签订合同的,应当中止履行合同。

  (四)不得拒收质疑供应商在法定质疑期内发出的质疑函,应当在收到质疑函后7个工作日内作出答复,并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。

  (五)政府采购项目质疑答复导致中标、成交结果改变的, 应当将有关情况书面报告本级财政部门。

  (六)收到政府采购项目暂停采购活动通知后应当立即中止采购活动,在法定的暂停期限结束前或者财政部门发出恢复采购活动通知前,不得进行该项采购活动。

  (七)非政府采购项目的质疑应充分发挥局机关党委的监督作用。

第八章 附则

  第二十七条 本制度从印发之日起施行。

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